طرق لتنظيم الوقت

10 طرق لتتظيم الوقت

1- ضع خطة وهدف معين

لكي تتمكن بالفعل من تحسين تنظيم الوقت أنت بحاجة إلى وضع هدف واضح يمكن الوصول إليه.

بغض النظر عن التفكير في تحسين الوقت وأن تكون أكثر إنتاجية في الأعمال الشخصية والمهنية، يجب أن تعلم أن يكون لديك هدف واضح يساعدك بالفعل على تنظيم كل ما تحتاج إليه.

وهذا يحدث لأنه عندما تضع هدفاً تتمكن بالفعل من التفكير في طرق لتنظيم وقتك أكثر وكذلك أعمالك للوصول إلى هذا الهدف.

لهذا السبب، حاول أن تضع أهدافاً على المدى القصير، المتوسط والطويل. بهذا يمكنك وضع الاستراتيجية المفيدة للوصول إلى هذه الأهداف، من خلال تركيزك على فترات زمنية محددة مسبقاً للوصول إلى إتمام كل مهمة من المهام.

من الشائع جداً أن تضع أهدافاً قد لا تكون قابلة للتحقيق، عندما تقوم بذلك، ربما تشعر بالتعب أو الإحباط من العمل وأن تكون إنتاجياً في كل لحظة من وقتك.

2- ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية

بعد أن تحدد الأهداف، يمكنك البدء بالتفكير في الأعمال والإجراءات التي يجب عليك القيام بها للوصول إلى تلك الأهداف.

على سبيل المثال:

إذا كان لديك بزنس اونلاين، وتريد جذب جمهوراً أكبر لصفحة المبيعات لديك، يمكنك التفكير في الأعمال والإجراءات التالية:

تحسين موقعك على الويب
إنشاء مدونة
كتابة محتويات هامة من أجل الجمهور
إنشاء المزيد من المنشورات وطباعتها على وسائل التواصل
إنشاء فيديوهات على قناتك في يوتيوب وغيرها من الاستراتيجيات
بعد التفكير في كل ما يجب عليك القيام به للوصول إلى أهدافك، ضع هذه الأعمال على الورق.

من المهم جداً ان يكون لديك وثيقة أو مخطط يتضمن كل ما يجب عليك القيام به. هذا سيساعدك على عدم نسيانك لكل ما يجب عليك القيام به.

3- اعمل على منح الأولوية لما هو مهم وعاجل بالفعل

من خلال وجود قائمة من الأعمال والمهام في متناول اليد، يكون الوقت قد حان للقيام بما هو عاجل ومهم، واتخاذ القرار بالأعمال والأمور التي يمكن تأجيلها.

فكر في الأعمال الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك، وضعها حيز التنفيذ قبل المهام الأخرى.

لهذا عندما يكون لديك كل شيء مكتوب، يصبح أسهل بكثير عليك أن تفهم ما هو المهم، وما عليك أن تتركه لما بعد.

ولكن يجب عليك أن تلتزم الحذر لكي لا تعمل على تأجيل الأعمال والأنشطة كثيراً. إذا كنت تريد ترك كل شيء إلى وقت لاحق، ولم تضع ترتيباً معيناً أو جدولاً زمنياً بما يجب عليك القيام به، وتضع تاريخاً لبداية ونهاية كل إجراء، سوف ينتهي بك المطاف لعدم تحقيق أي شيء.

لهذا السبب، حتى لو كانت لديك وظيفة كبيرة جداً، لا تنسَ أن تضعها حيز التنفيذ في وقت من الأوقات من يومك، وعن هذا بالذات سوف نتحدث الآن.

4- ليكن لديك تقويم

أن يكون لديك تقويم أو رزنامة للتواريخ في بداية ونهاية كل عمل أو إجراء من الإجراءات هو أمر يساعد كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت كما يجب. في كل مرة تضع فيها فترات زمنية، فإنك ترسل أوامر للدماغ بشكل طبيعي ولا شعوري بحيث يتنبه إلى أن لديه أمر هام يجب إتمامه في فترة من الفترات

5- قم بعمل واحد في كل مرة

لا ينفع أبداً أن تنظم مهامك وأعمالك بالترتيب حسب الأهمية، تبرمج ذلك في التقويم، إذا كنت ستقوم بكل شيء دفعة واحدة.

كما ذكرنا في بداية هذا المقال، نعلم أنه ربما سيكون لديك الكثير من الأعمال أو المهام لتقوم بها في اليوم، لكن، إذا حاولت القيام بكل شيء دفعة واحدة، لن تتمكن من إتمام أي نشاط من الأنشطة، وستصل إلى المنتصف في كل عمل أو إجراء أو ستتعب كثيراً ذهنياً وجسدياً.

ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تركّز على مهمة واحدة في كل مرة، وتضع كل طاقاتك بها، وبهذا تلاحظ أنه ستتمكن من إتمام كل شيء في الوقت المحدد الذي وضعته مسبقاً وستتمكن من إنجاز مهام أخرى بطريقة أكثر تكاملاً.

مع الوقت، سوف تلاحظ أن التنظيم والتركيز على نشاط أو عمل واحد يساعدك على إدارة وتنظيم الوقت بشكل أفضل.

6- تجنب التقاعس

إلى جانب أهمية أن تقوم بعمل واحد في كل مرة، إلا أنه من المهم أيضاً ألا تدع الأعمال تتأجل إلى أوقات لاحقة في حال كان بإمكانك القيام بها الآن.

هناك خطأ شائع جداً لدى الناس، وهو أنه لا يمكنهم أن يقوموا بإدارة جيدة للوقت ويقعون في شباك التقاعس. التمديد في الأعمال كثيراً يجعلك لا تركّز على المهام والوظائف التي يجب عليك القيام بها.

ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تفكر في الأعمال والنصائح هنا بالمجمل و مع بعض، عندما تضع فترات زمنية لتسليم بعض المهام، حتى في أوقات وتواريخ مختلفة، فإنك تبقى في حالة عمل دائم ولا تعتقد أنه لا يتوجب عليك القيام بأي شيء.

إذا كان لديك وقت اليوم للبدء بعمل ما والذي يجب تسليمه بعد أسبوعين، لمَ لا تبدأ به اليوم، وفيما بعد سيكون لديك الوقت أكثر لتقوم بأعمال وأنشطة أخرى والاستعداد جيداً لبعض الأمور غير المتوقعة التي قد تواجهك؟

7- نظم مكان عملك

أن يكون لديك مناخ عمل جيد ومنظم يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت، وهذا لأنه في مكان عام منظم، لن تضيع الوقت وأنت تبحث عن أمر ما يجب القيام به.

ولهذا السبب، حتى لو كنت سيد عملك الشخصي، يجب أن يكون لديك حيز مخصص لممارسة الاعمال والمهام يتعلق بالبزنس.

في هذا المناخ أو الوسط، ضع كل ما تحتاج إليه على مدار اليوم، مثل الحاسوب، الهاتف، دفتر لتدوين الملاحظات، الأقلام، وإذا كان ذلك ممكناً، ضع بجانبك فنجاناً من القهوة أو قارورة ماء.

8- قم ببعض الاستراحات

حتى مع وجود الكثير من الأعمال والانشطة التي يجب عليك إتمامها، من المهم جداً أن تفهم أنك تحتاج أيضاً للوقت لترتاح.

نعلم أن الكثير من الناس، خصوصاً عندما يكون لديهم الكثير من الأعمال والمهام، يفكرون في أنه من الضروري العمل من دون توقف طوال الوقت. لكن هذا هو مؤشر كبير على أنك لا تقوم بالإدارة الصحيحة لوقتك.

بالإضافة لذلك، لا يمكننا اعتبار ذلك أمراً انتاجياً، حيث أن شخصاً يجري بجسد وعقل متعبين لا يمكنه أبداً إنتاج الكثير من الأمور.

ولهذا السبب أنه يتوجب عليك إجراء استراحات أثناء المهام ولا يجب عليك أن تنسى أن تنام جيداً في كل يوم.

هناك تقنية تُستخدم بكثرة في هذا المجال من قبل العديد من العاملين، وهي تقنية بومودورو، لاستخدام مثل هذه التقنية، تحتاج فقط إلى وجود مؤشر، ويمكن أن يكون هاتفك الخليوي ذاته.

هذا يمكن أن يكون طريقة جيدة جداً لتنظيم وقتك بشكل أفضل، ولتتمتع بالمزيد من الإنتاجية. تذكّر أن تقوم بتحديد كل مرحلة من هذه المراحل على أنها قد تمت، واستخدم نصائحنا هنا معاً ولا تبدأ بعمل أو إجراء آخر دفعة واحدة. انتظر إتمام العمل قبل البدء بالآخر.

9- تجنب الأمور التي تجعلك تشتت انتباهك

هذه النصيحة مهمة جداً وخصوصاً لمَن يعمل من البيت. فمن السهل جداً أن تخلط بين أوقات العمل و أوقات تأدية المهام المنزلية الأخرى.

بالإضافة لذلك، هناك أيضاً بعض مصادر التسلية التي قد تنتزع منك انتباهك، مثل التلفاز، الأولاد، الأقارب، الأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة التي يمكن أن تلهيك و تجعلك تتوقف عن ممارسة أعمالك التي خططت لها في يوم من الأيام.

الإنترنت أيضاً هي عامل يمكن أن يسبب ضياع الوقت، وحيث يبدو هذا الترفيه مستمراً، سواء على شكل وسائل التواصل الاجتماعي، الفيديوهات واليوتيوب وحتى المقالات والمواقع على الويب.

إذاَ حاول أن تتجنب ترك حساباتك على وسائل التواصل نشطة طوال الوقت بينما تعمل اونلاين، وعندما تكون في المنزل، حاول أن تنبه جميع مَن معك في البيت أنك تعمل الآن، بهذا لا يقاطعك أي شخص أثناء تأدية عمل أو نشاط هام
10- أدرك تماماً اللحظة التي يجب عليك أن تقول “لا”

من المهم جداً ان تعرف متى تقول “لا” لبعض الأعمال أو الأنشطة التي تعتبرها غير ضرورية.

على سبيل المثال:

لنفترض أنك تعمل مع أشخاص آخرين وعندها يأتي أحد الناس ويريد أن يعقد معك اجتماعاً للتحدث عن موضوع معين والذي تعتقد أنه يمكن حل ذلك بمجرد إرسال ايميل، إذا كان ذلك حالك، اقترح عليك أن يرسل لك المعلومات التفصيلية بالإيميل، ووضح له أن الأمر لا يستدعي عقد اجتماع! هذا في الحقيقة نوع من أنواع إدارة وتنظيم الوقت !!

عندها ستلاحظ أن يومك سيساعدك على إنجاز الكثير من الأعمال عندما تبدأ بالقول لا لبعض الأنشطة والأعمال التي لا تعتبر إلزامية في تلك اللحظة.

( الحقوق محفوظه لشركه ذكي لحاضنات ومسرعات الاعمال 2023@ )